Digital workshop – Så får du dina digitala möten att verkligen fungera

Digitala möten och workshops online har blivit en självklar del av arbetslivet, särskilt efter pandemin. Idag är digitala mötesrum i olika former mer regel än undantag. Men ett online-möte är inte samma sak som ett fysiskt möte. Ändå behandlas det ofta som det.

Resultatet blir låg energi, begränsat deltagande och insikter som inte riktigt landar. Det som hade kunnat bli en kraftfull digital workshop blir istället ett pass där någon pratar och resten lyssnar. Tekniken finns redan, problemet ligger inte där, utan i hur den används.

Hur kan ert team göra era digitala möten mer engagerande och effektiva? Det utforskar vi i denna artikel.

Digitalt mötesrum är inte ett fysiskt möte på skärm

Många organisationer tar ett fysiskt upplägg och flyttar det rakt in i ett digitalt rum med samma agenda, samma struktur och samma tänk. Detta trots att förutsättningarna är helt annorlunda.

I ett digitalt mötesformat försvinner mycket av det som annars hjälper människor att orientera sig såsom:

• Kroppsspråk
• Mikrouttryck
• Energi i rummet
• Ögonkontakt

Forskning från Stanford Virtual Human Interaction Lab visar att möten och workshops online kräver mer kognitiv ansträngning än fysiska. Det innebär att möten på webben behöver vara mer genomtänkt, inte mindre. När mer energi går åt till att bara “vara med” i mötet, blir det mindre utrymme kvar för reflektion, kreativitet och närvaro. Det ställer högre krav på hur vi utformar upplevelsen så att det blir lättare att delta.

Förberedelse av digital workshop avgör upplevelsen

En underskattad del av en digital workshop är det som sker innan den börjar. Alltför många digitala möten startar utan att deltagarna vet:

• Vad som förväntas.
• Om kameran ska vara på.
• Hur aktivt de förväntas delta.
• Vad de behöver ha förberett.

Detta skapar osäkerhet redan från start, och påverkar direkt hur människor deltar. Kanske sitter någon med kameran avstängd och undrar om det är okej, medan andra har den på. Någon börjar prata rakt ut, medan en annan väntar på att få ordet. En tredje är osäker på om det förväntas att hen ska bidra eller bara lyssna.

Därför är tydlig förberedelse av videomöten avgörande.

Hos oss på Enlantern skickas alltid information om mötet ut i förväg, till exempel att kameran ska fungera, att deltagaren behöver utrymme för att röra sig och hur upplägget ser ut.

Det minskar osäkerhet och gör att deltagarna kan gå in i workshopen med rätt förväntningar.

Det sociala försvinner online – men behovet gör det inte

I många digitala workshops går man rakt på sak. Ingen small talk, ingen uppvärmning, ingen incheckning – bara agenda. Det kan upplevas effektivt på ytan, men kostar ofta i kvalitet.

I fysiska sammanhang sker det sociala naturligt. Människor möts i rummet, småpratar och landar tillsammans både före, under och efter mötet. I en digital workshop försvinner det per automatik om det inte skapas medvetet. Och det märks.

När det sociala steget uteblir blir deltagandet ofta mer försiktigt. Färre tar ordet, färre vågar testa, och energin i gruppen kommer inte riktigt igång. Det som ser effektivt ut riskerar i praktiken att göra mötet både tystare och mindre levande.

Skapa utrymme för det personliga

En digital workshop behöver därför skapa utrymme för det personlig inte trots att det är digitalt, utan just därför.

Enkla rutiner som kan inleda ett digitalt möte:

• Kör en kort incheckning med alla deltagare.
• Ställ en fråga som inte bara handlar om jobbet.
• Skapa ett första moment där alla får komma till tals.

Det handlar inte om att dra ut på tiden, utan om att skapa förutsättningar för att resten av workshopen ska fungera.

Alla bör sitta framför egen skärm på digitala workshops

En av de vanligaste fallgroparna i en digital workshop och möten är när flera deltagare sitter tillsammans i ett konferensrum, medan andra deltar individuellt online, ett så kallat hybridmöte.

För dem i rummet kan det kännas smidigt. För dem som deltar digitalt blir upplevelsen ofta en helt annan. De varken ser eller hör alla, och de känner sig inte fullt inkluderade vilket lätt skapar en osäkerhet kring när och hur de kan ta plats i samtalet.

I en digital workshop, där mycket redan går förlorat i kommunikationen, blir detta extra tydligt.

Därför behöver varje deltagare ha egen skärm, egen kamera och egen möjlighet att delta. Det skapar mer jämlika förutsättningar och gör det lättare att bygga engagemang i gruppen.

Interaktivitet och variation är avgörande

De flesta vet att interaktivitet är viktigt i en digital workshop. Men i verkligen är det lätt hänt att interaktiviteten stannar på en grundnivå där deltagarna får skriva i chatten, dela en tanke eller sitta i breakout rooms. Det är en bra start, men det räcker sällan hela vägen.

I en digital workshop behöver deltagarna aktiveras på flera nivåer: tänka, prata, reagera, agera och få röra på sig. När människor bara sitter stilla och lyssnar minskar både fokus och engagemang snabbt.

Forskning om Active Learning visar att aktivt deltagande ökar både förståelse och minne jämfört med passivt lyssnande. När kroppen aktiveras förändras också energin i rummet, även digitalt.

Variationen i digitala mötesrum gör att fler kan delta

Alla deltar inte på samma sätt och i en digital workshop blir det ännu tydligare. Vissa tänker högt i helgrupp medan andra behöver mindre sammanhang. Några uttrycker sig bäst i ord och andra i handling. Om formatet är ensidigt kommer vissa att kliva fram och andra att försvinna.

Därför behöver en digital workshop innehålla variation, till exempel:

• Arbeta tillsammans i helgrupp.
• Samtal i mindre grupper (så kallade breakout rooms).
• Individuella reflektioner.
• Olika sätt att bidra, till exempel genom att skriva, prata eller agera.

När fler sätt att delta öppnas upp, ökar också kvaliteten i samtalet. Fler perspektiv kommer fram, och fler känner sig delaktiga i det som skapas.

Noha guidar teamet med trygg hand och massor av positiv energi – vilket smittar av sig och gör att vi plötsligt är 20 personer som ”dansar en bild” i våra rutor på skärmen.

Kajsa Nilsson, EY

Vill du se hur interaktivitet kan användas i praktiken kan du läsa mer om hur Enlantern arbetar med interaktiva workshops.

Digital facilitering kräver mer, inte mindre

Det finns en föreställning om att digitala workshops är enklare att leda, när det oftast är precis tvärtom. Som facilitator på Enlantern märker jag tydligt hur mycket tröttare jag blir av digitala möten jämfört med fysiska möten.

I en digital workshop behöver facilitatorn:

• Läsa av subtila signaler.
• Skapa energi utan fysisk närvaro.
• Hålla fokus i ett distraktionsrikt sammanhang.
• Aktivera deltagare kontinuerligt.

Det kräver också en annan typ av struktur. Tiden behöver planeras mer noggrant och övergångar behöver vara tydligare. I en digital workshop finns mindre utrymme att improvisera och “känna av rummet” på samma sätt som i en fysisk workshop.

Det betyder inte att flexibilitet försvinner, men det kräver mer förberedelse för att kunna anpassa sig i stunden. När det fungerar väl märks det tydligt!

När en digital workshop fungerar

När en digital workshop är väl utformad märks det snabbt där fler deltar, delar och stannar kvar mentalt. Samtalen blir mer levande, reflektionerna mer konkreta och insikterna mer användbara.

Vad som avgör om en digital workshop fungerar eller inte handlar sällan om teknik. De flesta har redan verktygen på plats men utan tydlig struktur, genomtänkt interaktion och en trygg ram för deltagande räcker de inte särskilt långt. Det är hur människor möts och aktiveras som avgör, även genom en skärm.

Workshopen “Att humanisera det digitala rummet” var exceptionell, något verkligen utöver det vanliga. Så snabbt sätt att connecta med andra människor. Noha är utomordentligt duktig på det.

Mira Vartiainen, Boråstapeter

Digital workshop som faktiskt gör skillnad

En digital workshop kan absolut vara kraftfull men det kräver ett annat angreppssätt.

Det handlar om att skapa tydliga ramar, bygga in interaktivitet och variation, och att medvetet facilitera hur människor deltar. När deltagarna vet vad som förväntas av dem, får möjlighet att bidra på olika sätt och hålls aktiva genom hela processen, förändras också kvaliteten i samtalet.

När dessa delar finns på plats blir den digitala workshopen inte ett sämre alternativ än den fysiska. Den blir ett annat, fullt fungerande rum för utveckling.

Vill du skapa digitala workshops som faktiskt engagerar och leder till förändring i teamet?

Läs mer om hur Enlantern arbetar med att humanisera det digitala rummet och skapa möten där människor verkligen deltar.